Ab dem 1. Januar 2025 tritt eine wichtige Änderung im deutschen B2B-Bereich in Kraft: Alle Unternehmen sind ab diesem Datum verpflichtet, elektronische Rechnungen nach neuen Vorgaben zu empfangen und zu verarbeiten. Grundlage dafür ist der europäische Rechnungsstandard EN16931, der sich in verschiedenen Ländern durch unterschiedliche Formate manifestiert.


Was ist eine E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, in den bei Bedarf rechnungsbegleitende Unterlagen eingebunden werden können. Wichtiger Unterschied zur bisherigen Praxis: Ein einfaches PDF-Dokument gilt nicht mehr als elektronische Rechnung. Die E-Rechnung nach den neuen Vorgaben soll medienbruchfreie Verarbeitung ermöglichen, was bedeutet, dass manuelle und fehleranfällige Eingaben überflüssig werden. Weitere Vorteile sind kürzere Durchlaufzeiten, weniger Papierverbrauch und der Wegfall von Portokosten und Transportwegen.


Unterschiedliche Formate in Europa

In verschiedenen europäischen Ländern gibt es unterschiedliche E-Rechnungsformate, die den Standard EN16931 erfüllen:

  • XRechnung: Die deutsche Lösung für die Vorgaben der EU-Richtlinie.

  • FatturaPA: Das Format in Italien.

  • Factur-X: Das Format in Frankreich, das gemeinsam mit Deutschland entwickelt wurde und identisch mit ZUGFeRD ist.

  • FacturaE: Das Format in Spanien.

  • ZUGFeRD: Der zentrale User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland, ein elektronisches Rechnungsdatenformat für den Austausch von Rechnungen.


Wie funktioniert ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein hybrides Datenformat, das in einem PDF-Dokument (PDF/A-3) strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format integriert. Das bedeutet, dass der Rechnungsversand grundsätzlich in Form eines PDF-Dokuments erfolgt, welches die sichtbare Komponente der Rechnung darstellt. Gleichzeitig wird ein inhaltlich identisches XML-Dokument innerhalb des PDF mitgesendet, wodurch die elektronische Verarbeitung der Rechnung problemlos möglich ist. Dies setzt allerdings voraus, dass die unternehmensspezifische Software entsprechend angepasst ist.


Implementierung in Unternehmen

ZUGFeRD ist eine Art Übersetzung der europäischen rechtlichen Anforderungen (EU-Richtlinie 2014/55/EU, Europäische Norm 16931) und stellt keine Anwendungssoftware dar. Diese Übersetzung bzw. Strukturbeschreibung eines Datensatzes muss in die unternehmenseigene Software implementiert werden. Dies kann entweder über Standardsoftwaresysteme (wie ERP- oder EDI-Systeme) erfolgen oder hauseigene IT-Abteilungen integrieren ZUGFeRD in ihre Individualsoftware. Viele Buchhaltungs- und ERP-Softwaresysteme unterstützen ZUGFeRD bereits.


Integration bei SIRUM

Für SIRUM Kunden ist die Umstellung kein Problem. Schon heute unterstützt unser System die elektronische Rechnung.
Ab dem 1. Januar 2025 steht unseren Kunden ZUGFeRD für das empfangen und verarbeiten von Rechnungen zur Verfügung. 

Bei Fragen oder Unterstützung können sich SIRUM Kunden einfach bei uns melden. Unser Consulting Team steht bereit, um Ihnen zu helfen.


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Über SIRUM

Die Sirum GmbH ist ein Unternehmen, das sich auf die Entwicklung von Transport Management Systemen  (TMS) speziell für mittelständische Logistikunternehmen spezialisiert hat. Die Hauptlösung ist das gleichnamige SIRUM TMS - eine webbasierte Plattform, die verschiedene Funktionen wie Auftragsverwaltung, Disposition, Lagerverwaltung und Dokumentenmanagement (DMS) integriert. Diese Lösung bietet nicht nur ein umfassendes TMS, sondern auch eine Fahrer-App sowie Kunden- und Unternehmerportale, die einen automatisierten Datenaustausch ermöglichen. Dies ermöglicht eine nahtlose digitale Vernetzung aller Beteiligten. Das webbasierte Transport Management System von SIRUM bietet Logistikunternehmen eine standardisierte und leistungsstarke Lösung. Dank seiner Modularität kann es leicht an individuelle Bedürfnisse und Kapazitäten angepasst werden.